Unterlagen für den Steuerberater digital in 10 Minuten.
Der Steuerberater will Zahlen — du hast Belege. Zwischen beiden lagen früher drei Stunden Ordnerwühlen. Digital sind es zehn Minuten. So sieht ein sauberer Steuer-Export aus, den jeder Berater sofort verarbeiten kann.
Der Steuerberater braucht pro Objekt und Jahr eine einzige strukturierte Aufstellung: Einnahmen (Kalt-, Neben-, Sonderzahlungen), Werbungskosten (Zinsen, AfA, Erhaltungsaufwand, Verwaltung, Fahrten), Anlagenverzeichnis. Rechtsgrundlage sind die Einkünfte aus Vermietung nach § 21 EStG. Ein digitaler Steuer-Export ersetzt den Karton mit Belegen — der Berater rechnet, statt zu sortieren.
Was der Steuerberater tatsächlich sehen will
Steuerberater rechnen nicht mit Belegen, sie rechnen mit Summen und Referenzen. Ein guter Steuer-Export enthält je Objekt: die Summe der Kalt- und Warmmieteinnahmen, die vereinnahmten Nebenkostenvorauszahlungen, Rückzahlungen aus der NKA, die Werbungskosten aufgeschlüsselt nach Konten (Zinsen, AfA, Erhaltungsaufwand, Grundsteuer, Versicherung, Verwaltung, Fahrten) und das Anlagenverzeichnis mit Anschaffungsdaten für die AfA nach § 7 EStG.
Belege gehören ins Archiv, nicht in die Kanzlei. Der Berater sieht sie nur, wenn er sie anfordert oder das Finanzamt danach fragt. Wer sie ungefragt mitliefert, bezahlt jede Sortierminute im Stundensatz.
Die 12 Bausteine eines guten Exports
| # | Baustein | Warum |
|---|---|---|
| 1 | Objekt-Stammdaten (Anschrift, Kaufdatum, Kaufpreis, Gebäudeanteil) | AfA-Grundlage § 7 IV EStG |
| 2 | Kalt- und Warmmieteinnahmen je Mieter, monatlich | § 21 EStG |
| 3 | Nebenkostenvorauszahlungen (durchlaufende Posten) | § 21 EStG |
| 4 | NKA-Ergebnisse (Nachforderung/Guthaben) mit Zufluss-Zeitpunkt | Zufluss-/Abfluss-Prinzip § 11 EStG |
| 5 | Zinsen und Damnum aus Immobilienkrediten | § 9 EStG |
| 6 | AfA-Werte je Objekt (2 %, 2,5 %, 5 %, § 7b) | § 7 EStG |
| 7 | Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten | R 21.1 EStR |
| 8 | Sonstige Werbungskosten (Fahrten, Anwalt, Software) | § 9 EStG |
| 9 | Anlagenverzeichnis inkl. Zugängen/Abgängen | § 7 EStG |
| 10 | Sonderausgaben Sanierung (§ 7b, § 7h, § 7i) | je nach Objekt |
| 11 | Bankauszüge nur bei Sonderfragen | Beleg im Zweifel |
| 12 | Grundsteuerbescheid und Versicherungsnachweise | Werbungskosten |
Ablauf: Von Bankkonto bis Steuerkanzlei in 10 Minuten
- Bankkonto ist per PSD2 angebunden, alle Buchungen kategorisiert.
- Belege im Objekt archiviert (Handwerker, Versicherung, Grundsteuer, Softwarekosten).
- AfA-Werte für jedes Objekt hinterlegt (Kaufpreis, Gebäudeanteil, Datum).
- Jahreszahl wählen, Steuer-Export auslösen (PDF + CSV).
- PDF-Übersicht an Steuerberater senden, CSV als Dateneingabe für dessen Software.
- Rückfragen des Beraters gezielt beantworten — Beleg-Link direkt aus dem Archiv.
Rechenbeispiel: Was zehn Minuten wert sind
Ein Vermieter mit 4 Wohnungen brauchte bisher: 3 Stunden für die Vorbereitung, 1 Stunde für die Rückfragen des Beraters, 30 Minuten für die Nachreichung fehlender Belege. Steuerberaterkosten (nach StBVV): ca. 250–450 € je Objekt bei mittelschwerer Sachlage.
| Position | Analog | Digital |
|---|---|---|
| Zeit Vermieter | 4,5 h | 0,5 h |
| Zeit Steuerberater (Sortieren) | 1,5 h × 120 € = 180 € | 0,3 h × 120 € = 36 € |
| Ersparnis Zeit | — | 4,0 h |
| Ersparnis Kanzlei-Rechnung | — | ca. 144 € |
Wer Belege, Buchungen und AfA-Werte an einem Ort führen will, bekommt den Steuer-Export für Vermietungseinkünfte in Rentprime auf Knopfdruck — mit Objekt-Zuordnung, Werbungskosten-Konten und einer für Steuerkanzleien lesbaren CSV-Datei.
Die Klassiker: 5 Fehler, die den Berater kosten
- Herstellungskosten als sofort abziehbare Erhaltungsaufwendungen deklariert — Finanzamt korrigiert, ggf. mit Nachzahlungszinsen (§ 233a AO).
- Nebenkostenvorauszahlungen als Einnahmen und die Nachforderungen doppelt gebucht.
- Fahrten zum Objekt nicht dokumentiert (0,30 €/km einfach, § 9 EStG).
- AfA nicht angepasst, obwohl nachträgliche Anschaffungskosten (§ 6 EStG) angefallen sind.
- Anschaffungsnahe Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG, 15 %-Grenze, 3 Jahre) übersehen.
Die 60-Sekunden-Checkliste vor dem Versand
- Alle 12 Monate Zahlungen aus dem Bankkonto vollständig?
- Alle Werbungskosten belegt (Rechnung + Zahlungsnachweis)?
- AfA-Grundwert unverändert oder um nachträgliche Kosten erhöht?
- Zufluss-/Abflussprinzip beachtet (Zahltag zählt, nicht Rechnungsdatum)?
- Werbungskosten aus dem Vorjahr nicht doppelt angesetzt?
- Beleg-Archiv verlinkt, sodass der Berater bei Bedarf ohne Rückfrage hineinsieht?
Grenzfälle, die der Berater am liebsten vorher weiß
Es gibt drei Themen, bei denen der Steuerberater dankbar ist, wenn du sie schon vor der Deadline anschickst: neue Objekte im Jahr (Kaufnebenkosten, AfA-Beginn, Notargebühren), größere Sanierungen (Abgrenzung Erhaltung vs. Herstellung mit Belegen und Umfang), Änderungen im Mietbestand (Leerstand, Mietminderung, Härtefälle). Wer diese drei Themen mit Kurznotiz und Belegverweis im Steuer-Export hinterlegt, spart eine Rückfrage-Runde.
Für die AfA-Grundlage gilt: Anschaffungsnebenkosten (Grunderwerbsteuer, Notar, Grundbuch, Makler) gehören zur Bemessungsgrundlage — nicht in die Werbungskosten des ersten Jahres. Wer sie sofort abzieht, korrigiert der Berater ohnehin, verliert aber Zeit.
Vor der Abgabe: Vier-Augen-Prinzip mit dem Berater
- Berater liefert Entwurf der Steuererklärung als PDF zur Prüfung.
- Vermieter gleicht Einnahmen mit eigenem Bankexport ab.
- AfA-Positionen gegen das Anlagenverzeichnis prüfen.
- Werbungskosten auf Vollständigkeit prüfen (Fahrten, Software, Fortbildung).
- Bei Abweichungen kommentieren, nicht direkt korrigieren.
- Freigabe erst nach Klärung aller Kommentare.
Häufige Fragen
Was gehört in die Steuererklärung als Vermieter?
Die Einkünfte aus Vermietung nach § 21 EStG bestehen aus Einnahmen (Kalt-, Nebenkosten- und Sonderzahlungen) abzüglich Werbungskosten (Zinsen, AfA, Erhaltungsaufwand, Verwaltung, Fahrten, Versicherung, Grundsteuer, Software, Fortbildung). Der Berater trägt diese Zahlen in die entsprechenden Formularzeilen ein.
Muss ich alle Belege dem Steuerberater schicken?
Nein. Es reicht eine strukturierte Übersicht mit Summen; Belege bleiben im Archiv und werden nur bei Rückfrage bzw. auf Anforderung des Finanzamts vorgelegt. Wichtig ist, dass jeder Buchung ein Beleg zuordenbar ist.
Was ist beim Zufluss-/Abfluss-Prinzip zu beachten?
Nach § 11 EStG zählt der tatsächliche Zahlungszeitpunkt, nicht das Rechnungsdatum. Eine im Dezember 2025 überwiesene Handwerkerrechnung ist Werbungskosten 2025 — auch wenn sie im November 2025 gestellt wurde. Für regelmäßige Zahlungen gilt eine 10-Tage-Regel um den Jahreswechsel.
Wie unterscheidet sich Erhaltungsaufwand von Herstellungskosten?
Erhaltungsaufwand hält Bestehendes instand (sofort absetzbar), Herstellungskosten schaffen Neues oder verbessern wesentlich (nur über die AfA). Kritisch ist die 15 %-Grenze in den ersten drei Jahren nach Kauf: Überschreitet die Summe der Erhaltungsaufwendungen 15 % der Anschaffungskosten (ohne USt), werden sie zu Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG).
Muss der Steuerberater alle Belege sehen, oder reicht der Export?
Der Export mit strukturierten Summen und Kontenzuordnung reicht in den meisten Fällen. Belege bleiben im Archiv und werden nur auf Anforderung geliefert — entweder für einen Zweifelsfall oder für eine Anfrage des Finanzamts.
Wie schnell muss der Steuerberater die Erklärung abgeben?
Mit Berater endet die Frist regulär am letzten Februartag des übernächsten Jahres (§ 149 AO). Für 2025 also spätestens Ende Februar 2027. Anträge auf Fristverlängerung sind bis dahin ohne Grund möglich; danach nur mit begründetem Antrag.