Jahresübersicht für den Steuerberater: Alle Zahlen auf einer Seite.
Steuerberater berechnen nach Zeit. Wer ihm die Zahlen sortiert auf einer Seite gibt, spart 200 bis 500 Euro pro Jahr. Diese Struktur nutzen erfahrene Berater — du kannst sie einfach kopieren.
Der Steuerberater braucht pro Objekt zwölf Zahlen: Kaltmiete, umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten, geleistete Vorauszahlungen, AfA, Zinsen, Erhaltungsaufwand, Fahrtkosten, Grundsteuer-Eigenanteil, Verwaltungskosten, sonstige Werbungskosten und den Saldo. Wer das strukturiert liefert, spart Honorar und vermeidet Rückfragen — und trifft die Zeilen der Steuererklärung punktgenau.
Warum die Struktur so viel Honorar spart
Ein Steuerberater rechnet pro Stunde 130 bis 260 Euro. Für Vermietungseinkünfte einer Privatperson mit drei Wohnungen sind laut StBVV zwischen fünf und zehn Stunden üblich — davon geht die Hälfte für Nachfragen und Sortieren drauf. Wer ihm eine strukturierte Jahresübersicht liefert, verkürzt den Termin auf zwei bis drei Stunden und spart 200 bis 500 Euro Honorar.
Die Struktur folgt den Zeilen der Steuererklärung: § 21 EStG unterscheidet Einnahmen (Miete, Umlage, Zuschüsse) und Werbungskosten (§ 9 EStG). Der Berater kopiert die Zahlen dann Zeile für Zeile ins Formular — das ist der schnellste Weg.
Die zwölf Zeilen im Muster
| Zeile | Position | Beispielbetrag (€) | Beleg |
|---|---|---|---|
| 1 | Kaltmiete (Einnahme) | 9.600 | Mietvertrag, Kontoauszüge |
| 2 | Nebenkosten-Vorauszahlung (Einnahme, durchlaufend) | 2.400 | Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung |
| 3 | AfA Gebäude 2 % | -3.200 | Kaufvertrag, Aufteilung Boden/Gebäude |
| 4 | Zinsen Immobilienkredit | -2.100 | Jahreszinsbescheinigung Bank |
| 5 | Erhaltungsaufwand (§ 21 EStG) | -820 | Handwerkerrechnungen, Kontoauszüge |
| 6 | Umlagefähige Nebenkosten (Ausgabe, durchlaufend) | -2.150 | Rechnungen, NKA |
| 7 | Nicht umlagefähige Nebenkosten (Verwaltung, Rücklage) | -380 | WEG-Abrechnung |
| 8 | Grundsteuer-Eigenanteil (Leerstand) | -75 | Grundsteuerbescheid |
| 9 | Fahrtkosten (0,30 €/km) | -96 | Fahrtenprotokoll |
| 10 | Sonstige Werbungskosten (Kontoführung, Porto) | -45 | Belege |
| 11 | Summe Einnahmen | 12.000 | Summe Zeile 1+2 |
| 12 | Summe Werbungskosten | -8.866 | Summe Zeile 3-10 |
Rechenbeispiel: Was der Saldo für dich bedeutet
Nimm die Muster-Zahlen aus der Tabelle. Deine Einkünfte aus Vermietung betragen 3.134 Euro — nicht deine Miete von 12.000 Euro. Beim persönlichen Steuersatz von 35 % zahlst du auf diesen Überschuss 1.097 Euro Einkommensteuer plus Solidaritätszuschlag (falls einschlägig).
- Kaltmiete: 12 × 800 Euro = 9.600 Euro
- Vorauszahlung Nebenkosten: 12 × 200 Euro = 2.400 Euro
- Summe Einnahmen: 12.000 Euro
- Werbungskosten (AfA, Zinsen, Reparaturen, Umlage, Verwaltung, Grundsteuer-Eigenanteil, Fahrten, Sonstiges): 8.866 Euro
- Überschuss: 3.134 Euro
- Einkommensteuer bei 35 %: 1.097 Euro
- Netto-Cashflow nach Steuer: 3.134 − 1.097 = 2.037 Euro
Wichtig: Die AfA (Zeile 3) ist eine reine Steuerkennzahl — es fließt kein Geld ab. Sie senkt aber deinen zu versteuernden Überschuss um 3.200 Euro. Bei 35 % Steuersatz sind das 1.120 Euro Ersparnis — ohne dass du einen Cent ausgegeben hättest. Deshalb ist die richtige AfA-Basis so wichtig: Bodenanteil abziehen (§ 7 Abs. 4 EStG), Anschaffungsnebenkosten mit rein, dann 2 % Linear-AfA (bei Wohngebäuden vor 2023 gebaut) oder 3 % nach § 7 Abs. 4 EStG neuer Fassung ab Baujahr 2023.
Fünf typische Rückfragen des Beraters
- „Ist der Erhaltungsaufwand wirklich sofort abziehbar?" — Grenze 15 % der Anschaffungskosten in den ersten drei Jahren (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG), sonst wird der Aufwand aktiviert.
- „Sind die Nebenkosten wirklich alle umlagefähig?" — Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklage nicht.
- „Wo ist die Aufteilung Boden/Gebäude?" — im Kaufvertrag oder mit dem Bodenrichtwert der Gemeinde belegen.
- „Wurden Fahrtkosten gebucht?" — Fahrtenprotokoll mit Datum, Zweck und Kilometern, sonst kein Ansatz.
- „Fehlt eine Anzahlung Modernisierung?" — Rechnungsdatum entscheidet, nicht das Zahlungsdatum (§ 11 EStG-Ausnahme bei Werbungskosten weniger streng).
Vom Excel-Blatt zum automatischen Export
Wer alles selbst pflegt, unterschätzt den Aufwand: Kontoauszüge sortieren, Belege zuordnen, Umlage-Anteil aus der Nebenkostenabrechnung ziehen, AfA-Tabelle fortschreiben. In Excel dauert das pro Objekt zwei bis vier Stunden — im Januar, wenn der Berater ohnehin drängt.
Rentprime führt diese Zeilen laufend mit: Jede Mietzahlung, jede Rechnung, jeder Beleg landet in der richtigen Zeile. Am Jahresende bekommst du den Steuer-Export als PDF und als CSV — sortiert nach den zwölf Zeilen oben, inklusive Verweis auf die Belege. Der Berater kann direkt loslegen; du sparst das Sortieren und die Rückfragen. Nach einem Jahr amortisiert sich das Abo meist über das eingesparte Honorar.
Häufige Fragen
Muss ich die AfA jedes Jahr neu berechnen?
Nein. Die AfA-Basis wird einmalig aus Kaufpreis, Anschaffungsnebenkosten und Bodenanteil ermittelt und dann jährlich fortgeschrieben. Nur wenn du modernisierst oder anbaust, kommt neuer Herstellungsaufwand hinzu, der ab dem Fertigstellungsjahr mitläuft.
Wann sind Nebenkosten Einnahmen und wann Ausgaben?
Beides. Die Vorauszahlungen der Mieter sind Einnahmen im Jahr des Zuflusses (§ 11 EStG). Die tatsächlichen Ausgaben (Heizung, Wasser, Grundsteuer) sind Werbungskosten im Zahlungsjahr. Am Jahresende gleicht die Nebenkostenabrechnung die Differenz aus — sie ist steuerneutral, verändert aber den Cashflow.
Reicht ein selbst gebautes Excel-Blatt für den Berater?
Ja, wenn es sauber ist. Die zwölf Zeilen oben decken das ab. Der Berater akzeptiert jede strukturierte Übersicht — er braucht keine spezielle Software. Nur die Belege im Original oder als PDF müssen dazu passen.
Was passiert, wenn ich Werbungskosten vergesse?
Vergessene Werbungskosten kannst du im Regelfall über eine berichtigte Steuererklärung nachreichen (§ 172 AO), solange der Bescheid noch offen oder unter Vorbehalt der Nachprüfung steht. Ist der Bescheid bestandskräftig, ist die Änderung nur bei neuen Tatsachen (§ 173 AO) möglich — besser also gleich vollständig einreichen.