Jahresabschluss als Vermieter: die Dezember-Checkliste für 2026.
Der 31. Dezember ist die härteste Frist im Vermieter-Jahr: Ab Fristablauf sind Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung 2025 ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Checkliste bringt dich in acht Schritten sauber ins neue Jahr.
Der Jahresabschluss steht auf drei Pflichten: Nebenkostenabrechnung 2025 bis 31.12.2026 zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB), Belege für zehn Jahre archivieren (§ 147 AO) und die Einnahme-Überschuss-Rechnung für die Steuererklärung vorbereiten. Wer im Dezember prüft, verhindert Fristfehler und spart im Frühjahr Wochen an Rückfragen.
Warum der 31. Dezember die härteste Frist ist
Für die Nebenkostenabrechnung des Jahres 2025 endet die Zustellfrist am 31. Dezember 2026 — der Zugang beim Mieter zählt, nicht das Absendedatum. § 556 Abs. 3 S. 3 BGB schließt danach jede Nachforderung aus, ein Guthaben des Mieters bleibt aber bestehen. Bei einer durchschnittlichen Nachzahlung von 300 bis 500 Euro je Wohnung ist eine versäumte Frist der teuerste Fehler im Vermieter-Jahr.
Parallel läuft die Zehn-Jahres-Frist für Belege (§ 147 Abs. 3 AO) und die Vier-Jahres-Frist für Einwendungen des Mieters (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB, 12 Monate nach Zugang). Wer den Dezember als reinen Weihnachtsmonat behandelt, verliert Geld, das er längst hätte verbuchen können.
Die 8-Punkte-Checkliste
| # | Aufgabe | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| 1 | Nebenkostenabrechnung 2025 fertig und zugestellt | 31.12.2026 (Zugang) | § 556 Abs. 3 BGB |
| 2 | Zählerstände Strom, Gas, Wasser, Heizung ablesen | 31.12.2026 | § 6 HKVO |
| 3 | Belege 2016 archivieren, 2015 dürfen weg | 31.12.2026 | § 147 AO |
| 4 | Miet- und Betriebskostenvorauszahlungen an Verbrauch anpassen | vor neuem Kalenderjahr | § 560 Abs. 4 BGB |
| 5 | Indexmieten nach VPI-Änderung anpassen | 12 Monate nach letzter Anpassung | § 557b BGB |
| 6 | AfA und Erhaltungsaufwand für 2025 aufstellen | vor Steuererklärung | § 7 Abs. 4, § 82b EStDV |
| 7 | Versicherungen und Wartungsverträge auf Kündigungsfristen prüfen | individuell (oft 30.11.) | Vertragsrecht |
| 8 | Steuer-Export der Einkünfte aus Vermietung 2025 vorbereiten | Mai 2027 (steuerlich beraten: Feb.) | § 21 EStG |
Schritt 1–3: Abrechnung, Zähler, Archiv
Nebenkostenabrechnung. Prüfe zuerst, ob die Rechnungen 2025 vollständig da sind — Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, Heizung, Hausmeister, Aufzug, Gartenpflege. Fehlt eine Position, verzögert das den ganzen Abschluss. Eine typische Zeile für eine 80-m²-Wohnung: 12 × 220 Euro Vorauszahlung = 2.640 Euro; Ist-Kosten 2.940 Euro; Nachzahlung 300 Euro, fällig 30 Tage nach Zugang.
Zählerstände. Lies Strom, Gas, Wasser und Heizung am 31. Dezember ab (oder lass ablesen). Seit 2022 müssen neue Heizkostenverteiler nach § 5 Abs. 2 HKVO fernablesbar sein — Alt-Bestand hat bis 31.12.2026 Zeit für den Austausch.
Belegarchiv. Nach § 147 AO müssen Belege zehn Jahre aufbewahrt werden — Rechnungen 2015 dürfen zum 1. Januar 2026 in den Reißwolf, 2016 ist bis Ende 2026 sicher zu halten. Digital ist zulässig, solange Lesbarkeit und Unveränderbarkeit nach GoBD gesichert sind.
Wer die 31.12.-Frist nicht Jahr für Jahr per Kalender überwacht, kann sie in Rentprime pro Objekt hinterlegen — das System zieht 60, 30 und 7 Tage vor Fristablauf einen Reminder und prüft, ob die Abrechnung bereits erzeugt und zugestellt ist.
Schritt 4–6: Vorauszahlungen, Index, Steuer
- Vorauszahlung anpassen: Nach § 560 Abs. 4 BGB darfst du die Vorauszahlung nach jeder Abrechnung auf eine angemessene Höhe anpassen — schriftlich, mit Verweis auf das Abrechnungsergebnis. Faustregel: Ist-Kosten geteilt durch 12, aufgerundet auf 5 Euro.
- Indexmiete prüfen: Der VPI der amtlichen Statistik ist die Grundlage; eine Erhöhung ist frühestens 12 Monate nach der letzten Anpassung möglich (§ 557b Abs. 2 BGB) und muss schriftlich mit VPI-Nachweis erklärt werden.
- AfA aufstellen: Für Gebäude gilt in der Regel 2 % linear (§ 7 Abs. 4 EStG); Baujahr ab 2023 und Wohnzweck 3 % (§ 7 Abs. 4 Nr. 2a EStG); Denkmal und Sanierungsgebiet erhöht.
- Erhaltungsaufwand größer 4.000 Euro netto darf auf 2 bis 5 Jahre verteilt werden (§ 82b EStDV) — das lohnt bei niedrigem Grenzsteuersatz im Erstjahr.
- Werbungskosten sammeln: Fahrtkosten, Kontoführungsanteil, Steuerberater, Software, Reinigung — alles ins Konto der Vermietung.
Schritt 7–8: Verträge und Steuer-Export
Verträge. Prüfe im Dezember Kündigungsfristen für Versicherungen, Wartung, Hausmeister und Reinigung — sie enden häufig zum Jahreswechsel mit dreimonatiger Frist, also spätestens 30. September. Für laufende Verträge lohnt ein Marktvergleich alle zwei Jahre; das Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB) verlangt ohnehin, dass Kosten angemessen bleiben.
Steuer-Export. Sortiere die Einnahmen und Ausgaben 2025 nach Objekt: Kalt- und Warmmiete, Nebenkostenerstattung, Rücklagen, Reparaturen, AfA, Zinsen, Grundsteuer. Übergib deiner Steuerkanzlei eine saubere Aufstellung pro Wohnung — das spart im Frühjahr Rückfragen und drei bis fünf Beratungsstunden.
Ein Kurzbeispiel für ein 100-m²-Objekt: 12 × 900 Euro Kaltmiete = 10.800 Euro; Ausgaben 3.200 Euro (Grundsteuer 480, Versicherung 320, Wartung 240, Reparaturen 620, Verwaltung 720, Kleinreparaturklausel-Ersatz 180, Sonstiges 640); AfA 2 % von 220.000 Euro Gebäudewert = 4.400 Euro. Einkünfte aus V+V 2025: 3.200 Euro.
Wenn die Frist trotzdem droht zu kippen
Wer merkt, dass die Abrechnung nicht rechtzeitig fertig wird, sollte prüfen, ob die Verspätung nicht zu vertreten ist — etwa weil ein Grundsteuerbescheid erst Ende Dezember zugestellt wurde. Nach § 556 Abs. 3 S. 3 Halbsatz 2 BGB bleibt die Nachforderung dann möglich, wenn du die Abrechnung unverzüglich nach Wegfall des Hindernisses zustellst.
Notfalllösung: Eine formell vollständige Abrechnung mit vorläufigen Zahlen fristwahrend zustellen und später eine Berichtigung nachschieben. Materielle Korrekturen zugunsten des Mieters sind auch nach Fristablauf zulässig, eine höhere Nachforderung dagegen nicht.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich die 12-Monats-Frist verpasse?
Nach § 556 Abs. 3 S. 3 BGB ist die Nachforderung ausgeschlossen. Guthaben des Mieters bleiben bestehen. Ausnahme: Du hast die Verspätung nachweisbar nicht zu vertreten, dann läuft eine neue kurze Frist ab Wegfall des Hindernisses.
Darf ich Belege aus 2015 zum Jahreswechsel wegwerfen?
Steuerlich ja (§ 147 Abs. 3 AO, 10 Jahre). Belege 2016 musst du bis Ende 2026 aufbewahren. Verträge, Bauzeichnungen und Kaufunterlagen solltest du deutlich länger halten, sie sind bei einem späteren Verkauf oder einer Spekulationsprüfung nach § 23 EStG relevant.
Muss ich die Nebenkostenvorauszahlung anpassen?
Müssen nicht, dürfen ja. § 560 Abs. 4 BGB gibt beiden Seiten das Recht, die Vorauszahlung nach jeder Abrechnung auf ein angemessenes Niveau anzupassen. Das schützt dich vor hohen Nachzahlungen im Folgejahr und den Mieter vor bösen Überraschungen.
Was gehört in die Steuererklärung als Vermieter?
Alle Mieteinnahmen (kalt und Nebenkostenerstattungen), Werbungskosten (Zinsen, Grundsteuer, Versicherung, Instandhaltung, Verwaltung), AfA und Sonderabschreibungen. Erhaltungsaufwand über 4.000 Euro netto darf nach § 82b EStDV auf zwei bis fünf Jahre verteilt werden.
Reicht ein digitales Belegarchiv oder brauche ich Papier?
Digital reicht, wenn die GoBD eingehalten werden: unveränderbare Ablage, Volltextsuche, Wiederauffindbarkeit über zehn Jahre, revisionssichere Sicherung. Papier ist nicht mehr Pflicht, aber Originale von Notarurkunden und Bauunterlagen solltest du zusätzlich physisch behalten.