Der Vermieter-Jahresplan — was wann zu tun ist.
Zwölf Monate, dreizehn Pflichttermine und eine Handvoll Deadlines, die richtig teuer werden können. Der Vermieter-Jahresplan als Kalender — von Januar bis Dezember, mit Paragraph und Frist.
Der Vermieter-Jahresplan bündelt drei Fristketten: die Steuertermine (Vorauszahlungen im März, Juni, September, Dezember, Erklärung bis 31. Juli des Folgejahres), die Abrechnungen (NKA bis 12 Monate nach Periode, Heizöl-Restbestand zum Jahreswechsel) und die Wartungen (Heizung, Rauchmelder, Legionellen). Wer diese drei Ketten parallel führt, verliert keinen einzigen Zahltag mehr.
Warum ein Jahresplan mehr bringt als jede To-Do-App
Vermieten ist ein saisonales Handwerk: Manche Pflichten wiederholen sich täglich (Zahlungseingang), manche jährlich (Grundsteuer), manche alle drei bis fünf Jahre (Legionellenprüfung, Kaltwasserzählertausch). Die teuersten Fristen sind die seltensten — genau deshalb werden sie vergessen. Ein sauberer Jahresplan verhindert, dass die 12-Monats-Frist der Nebenkostenabrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB) am 30. Dezember um 23:59 Uhr zum Problem wird.
Der Trick ist die Trennung von Fixterminen (kalendarisch: 31. Januar, 15. Februar, 31. Juli) und rollierenden Terminen (jährlich, aber vom Vertragsbeginn abhängig: Wartung, Ablesung, Kaution).
Der Kalender: Monat für Monat
| Monat | Pflicht | Grundlage | Folge bei Versäumnis |
|---|---|---|---|
| Januar | Zählerstände zum Jahreswechsel ablesen | HKVO § 4 | keine verbrauchsabhängige Abrechnung möglich |
| Januar | Belege des Vorjahres archivieren (10 Jahre) | § 147 AO, GoBD | Beweisnot bei Steuerprüfung |
| Februar | Grundbesitzabgabenbescheid prüfen (Grundsteuer, Müll, Wasser) | kommunales Recht | Widerspruchsfrist verpasst |
| März | 1. Einkommensteuer-Vorauszahlung | § 37 EStG | 6 % Nachzahlungszinsen p. a. |
| April | Heizkostenabrechnung des Dienstleisters einholen | HKVO | NKA-Frist § 556 III BGB rückt näher |
| Mai | Nebenkostenabrechnung Vorjahr erstellen und versenden | § 556 III BGB | Nachforderung ausgeschlossen |
| Juni | 2. Einkommensteuer-Vorauszahlung | § 37 EStG | Zinsen |
| Juli | Steuererklärung Vorjahr abgeben (ohne Berater) | § 149 AO | Verspätungszuschlag |
| August | Heizungswartung, Legionellenprüfung planen | DIN, TrinkwV | Verkehrssicherungspflicht |
| September | 3. ESt-Vorauszahlung, Steuererklärung m. Berater bis Ende Feb. | § 37 EStG | Zinsen |
| Oktober | Winterdienst-Vertrag, Streugut prüfen | Verkehrssicherung | Haftung bei Sturz |
| November | Vorauszahlungen prüfen, ggf. § 560 IV BGB anpassen | § 560 IV BGB | Nachzahlungsschock |
| Dezember | 4. ESt-Vorauszahlung, Heizöl-Restbestand ablesen | § 37 EStG, HKVO | falsche Kostenzuordnung |
Die drei Fristketten im Detail
Steuerkette. Vier Vorauszahlungstermine (10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember), Erklärung bis 31. Juli des Folgejahres (mit Berater bis Ende Februar des übernächsten). Zinsen laufen ab dem 15. Monat nach Ende des Steuerjahres, seit 2022 mit 0,15 % pro Monat (§ 233a AO). Für die Erklärung nutzt du den Steuer-Export mit den Einkünften aus Vermietung nach § 21 EStG.
Abrechnungskette. Die NKA muss dem Mieter binnen 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für 2025er Abrechnungen ist der 31. Dezember 2026 die Deadline. Wer im Mai versendet, hat sieben Monate Puffer für Rückfragen — wer im November versendet, keine.
Wartungskette. Heizung: jährlich (Wartungsvertrag), gesetzlich empfohlen, sichert Effizienz und Gewährleistung. Rauchmelder: jährliche Inspektion (DIN 14676). Legionellen: alle 3 Jahre bei zentraler Warmwasserversorgung mit Speicher > 400 Liter oder > 3 Liter Leitung (TrinkwV, § 14b). Kaltwasserzähler: alle 6 Jahre eichen (MessEG).
Rechenbeispiel: Was eine verpasste Frist kostet
Ein Vermieter versäumt die NKA-Frist für 2025 um zwei Wochen. Die geplante Nachforderung von 480 Euro je Wohnung × 6 Wohnungen (2.880 Euro) ist vollständig ausgeschlossen (§ 556 III S. 3 BGB). Der Grundsteuerwiderspruch (Frist ein Monat) wurde ebenfalls verpasst — der neue Bescheid liegt 180 Euro höher, also 900 Euro Mehrbelastung über die restliche Vertragslaufzeit von fünf Jahren. Summe: 3.780 Euro, verursacht durch zwei fehlende Kalendereinträge.
Wer Fristen nicht dem Kopf überlässt, arbeitet mit einem Fristen-Wächter: Rentprime meldet dir die NKA-Deadline, die Legionellen-Fälligkeit und die Vorauszahlungstermine über eine einzige Übersicht, damit du den Puffer nutzt statt ihn zu verlieren.
Die Q1- bis Q4-Struktur für gestresste Vermieter
- Q1 (Januar bis März): Ablesung, Belegablage, Grundbesitzbescheid, erste Steuer-Vorauszahlung.
- Q2 (April bis Juni): Heizkostenabrechnung einholen, NKA erstellen und versenden, zweite Vorauszahlung.
- Q3 (Juli bis September): Steuererklärung, Wartungen planen, dritte Vorauszahlung.
- Q4 (Oktober bis Dezember): Winterdienst prüfen, Vorauszahlungen § 560 IV BGB anpassen, Restbestände zählen, vierte Vorauszahlung.
Puffer einbauen: Die Regel der 30-Prozent-Reserve
Erfahrene Vermieter planen Aufgaben nie auf die letzte Minute. Die 30-Prozent-Reserve heißt: Wenn die NKA-Frist am 31. Dezember 2026 endet, ist dein persönlicher Zieltermin der 15. November — knapp sechs Wochen früher. Dieser Puffer fängt kranke Handwerker, verspätete Grundsteuerbescheide, ausgefallene Software oder eine Krankheitswoche ab.
Wer sich mit dem Fristen-Wächter von Rentprime jede kritische Deadline drei Monate vorher, einen Monat vorher und eine Woche vorher erinnern lässt, hat den Puffer als System — nicht als Vorsatz. Das gilt für die NKA nach § 556 III BGB, für die Kautionsabrechnung nach Auszug und für die Steuertermine nach § 37 EStG gleichermaßen.
Was du delegierst, was du behältst
- Delegierbar: Handwerker-Termine, Rasenpflege, Hausmeister-Rundgang, physische Belegablage.
- Delegierbar mit Kontrolle: Steuerberatung (aber Zahlen selbst prüfen), Buchführung (aber Kategorien kennen).
- Nicht delegierbar: Fristen-Verantwortung, Vertragsprüfung, Kommunikation bei Streit, Kaution-Abrechnung.
- Halb-delegierbar: NKA-Vorbereitung (Belege) an Assistenz, Freigabe und Versand beim Vermieter selbst.
Wer nichts delegiert, wird durch die Anzahl der Objekte irgendwann persönlich Engpass. Wer alles delegiert, verliert den Überblick — und damit die Rechtssicherheit. Die Mitte ist der Punkt.
Häufige Fragen
Wann muss die Steuererklärung als Vermieter abgegeben werden?
Ohne Steuerberater bis zum 31. Juli des Folgejahres (§ 149 AO), mit Berater bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Für 2025 also der 31. Juli 2026 bzw. 28./29. Februar 2027.
Ab wann laufen Zinsen auf Steuernachzahlungen?
15 Monate nach Ende des Steuerjahres, seit 2022 mit 0,15 % pro Monat (§ 233a AO). Für 2025 startet die Verzinsung am 1. April 2027.
Muss ich Zählerstände immer zum 31. Dezember ablesen?
Nein, aber zum Ende deines Abrechnungszeitraums. Wenn dieser dem Kalenderjahr entspricht, ja. Sonst zum jeweiligen Stichtag. Wichtig ist die Dokumentation mit Datum, Zählernummer und Foto.
Wie oft muss ich Legionellen prüfen lassen?
Bei zentraler Warmwasserversorgung mit einem Speicher über 400 Liter oder mehr als 3 Litern Leitungsvolumen alle drei Jahre (§ 14b TrinkwV). Einfamilienhäuser sind ausgenommen.
Was ist der teuerste Termin im Vermieter-Jahr?
Klarer Gewinner ist der 31. Dezember als Ende der NKA-Frist. Wer die Frist versäumt, verliert die komplette Nachforderung. Zweiter Platz ist der 31. Juli als Steuerabgabefrist ohne Berater — der Verspätungszuschlag beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer pro Monat, mindestens 25 Euro.
Muss ich als Privatvermieter Buch führen?
Nicht im handelsrechtlichen Sinn (§ 238 HGB). Für die Einkünfte aus Vermietung nach § 21 EStG reicht die Einnahmen-Überschuss-Aufstellung. Belege müssen dennoch 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Eine strukturierte Ablage ersetzt die Buchführung ohne rechtliche Grauzone.