Vermieten neben dem Beruf — zwei Stunden im Monat reichen.
Zwei Wohnungen, ein Vollzeitjob, keine Zeit für Zettelchaos. Der Fahrplan, mit dem Vermietung auf zwei Stunden im Monat schrumpft — ohne dass die Abrechnung im Dezember zur Nachtschicht wird.
Wer ein bis drei Wohnungen neben einem Vollzeitjob vermietet, kommt mit einer klaren Monatsroutine auf rund zwei Stunden Aufwand: Belege digitalisieren, Miete abgleichen, offene Punkte notieren. Die Nebenkostenabrechnung dauert einmal jährlich vier bis sechs Stunden — mit sauberer Ablage und Software auch weniger.
Wo die Zeit wirklich hingeht
Erfahrene nebenberufliche Vermieter mit zwei Wohnungen berichten von 20 bis 30 Stunden Jahresaufwand. Der Löwenanteil steckt nicht in der Miete, sondern in der Nebenkostenabrechnung, der Steuererklärung und dem Beleg-Chaos zwischen Waschmaschine, Fugensanierung und Heizöl. Wer nichts vorbereitet, arbeitet im Dezember drei Wochenenden — wer monatlich zwei Stunden investiert, ist im Dezember in zwei Stunden fertig.
| Aufgabe | Rhythmus | Zeit je Termin |
|---|---|---|
| Miete abgleichen, Zahlung mahnen falls nötig | monatlich | 10 min |
| Belege fotografieren und ablegen | monatlich | 20 min |
| Kommunikation mit Mieter (Mail, Telefon) | monatlich | 30 min |
| Kleiner Reparaturauftrag | quartalsweise | 60 min |
| Nebenkostenabrechnung | 1× im Jahr | 4–6 Std |
| Steuererklärung Vermietung | 1× im Jahr | 3 Std |
| Mieterwechsel (Übergabe, Vertrag, Inserat) | alle 3–5 Jahre | 12 Std einmalig |
Die Monatsroutine (30 Minuten Kern, 90 Minuten Puffer)
- Ersten Werktag: Kontoauszug öffnen, Mieteingänge abhaken.
- Belege aus dem Monat abfotografieren oder als PDF ablegen — pro Wohnung ein Ordner nach Jahr.
- Neue Mieter-Nachrichten sichten und binnen einer Woche beantworten.
- Reparaturmeldungen priorisieren: dringend (Wasser, Heizung), normal, kosmetisch.
- Zählerstände nach Aufforderung des Messdienstes eintragen — sonst schätzt er.
- In der Vermieter-Software den Monat abschließen: nichts offen, alles verbucht.
Mit einer Software wie Rentprime läuft diese Routine über einen Bildschirm: Belege per Foto, Miete per Bankabgleich, Verträge und Zähler an einem Ort. Wer statt einer App zehn Ordner in der Cloud pflegt, verliert die meiste Zeit mit Sortieren.
Die Jahresroutine: Abrechnung ohne Überstunden
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer im Januar startet, hat elf Monate Luft. Praktisch bewährt hat sich der Weg über den Jahresabschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft, weil viele Kostenarten dort schon sortiert sind.
- Januar–März: Belege des Vorjahres finalisieren, WEG-Abrechnung abwarten.
- April: Hausgeld nach umlagefähig/nicht umlagefähig sortieren (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
- Mai: Heizkostenabrechnung des Messdienstes prüfen, HKVO-Split kontrollieren.
- Juni: CO₂-Stufe des Gebäudes bestimmen, Aufteilung nach CO₂KostAufG.
- Juli: PDF erzeugen, Mieter zustellen (Post, E-Mail mit Empfangsbestätigung).
- August–Dezember: Einwendungen des Mieters beantworten, Guthaben verrechnen.
Rechenbeispiel: Zwei Wohnungen, ein Job
Ein Arbeitnehmer mit 60.000 Euro Bruttogehalt vermietet zwei Eigentumswohnungen für je 720 Euro Kaltmiete. Der Grenzsteuersatz liegt bei rund 35 Prozent. Wichtig ist der Blick auf die Werbungskosten:
| Posten pro Jahr | Betrag |
|---|---|
| Kaltmieten (2 × 8.640 €) | 17.280 € |
| Hausgeld nicht umlagefähig | −2.400 € |
| AfA (2 % auf 300.000 € Gebäudeanteil gesamt) | −6.000 € |
| Schuldzinsen (bei 100.000 € Restschuld, 3 %) | −3.000 € |
| Verwaltung, Software, Fahrten, Kontoführung | −700 € |
| Erhaltungsaufwand im Jahr | −1.200 € |
| Einkünfte aus Vermietung | 3.980 € |
Die 3.980 Euro erhöhen das zu versteuernde Einkommen — bei 35 Prozent Grenzsteuersatz fallen rund 1.393 Euro Einkommensteuer plus Soli und ggf. Kirchensteuer an. Netto bleibt eine ordentliche Rendite, ohne dass du gewerblich wirst.
Fünf Zeitfresser, die du vermeidest
- Belege in E-Mails suchen: Immer sofort in den Jahresordner ziehen.
- Excel-Vorlagen kopieren: Eine falsche Zelle infiziert alle Folgejahre.
- Zählerstände hinterhertelefonieren: Zwei Erinnerungen per E-Mail an den Mieter reichen.
- Cash-Zahlungen der Miete: Immer Überweisung — sonst kein Bankbeleg für das Finanzamt.
- Frist verpassen: Ein Kalendereintrag zum 30.09. „Abrechnung raus“ spart 300 bis 500 Euro Nachforderungsverlust.
Die kleine Werkzeugliste
- Vermieter-Software mit Bankabgleich und Belege-Foto.
- Kostenloses PDF-Signaturtool für Verträge (qualifizierte Signatur nur bei Kündigungen).
- Cloud-Backup der Software oder verschlüsseltes lokales Backup.
- Vorlage für Mieterhöhung, Kündigung, Übergabeprotokoll — jeweils vom Fachverband.
- Fester Termin im Kalender: erster Werktag im Monat, 30 Minuten Vermietung.
Häufige Fragen
Ab wann wird Vermietung gewerblich?
Private Vermögensverwaltung wird zur Gewerbetätigkeit, wenn Zusatzleistungen wie Reinigung, Frühstück oder häufige Wechsel (Ferienvermietung) dazukommen oder ein umfangreicher Bestand mit Umschichtungen entsteht. Für die klassische Dauervermietung von zwei bis drei Wohnungen ist das kein Thema (§ 15 EStG, § 21 EStG).
Muss der Arbeitgeber informiert werden?
In der Regel nein. Vermögensverwaltung ist keine Nebentätigkeit im arbeitsrechtlichen Sinn. Prüf trotzdem den Arbeitsvertrag auf Anzeigepflichten — bei Beamten oder Führungskräften mit Wettbewerbsklausel kann eine Meldung nötig sein.
Wie viel Zeit spart eine Software wirklich?
Erfahrungswerte aus der Beratung: Die Nebenkostenabrechnung sinkt von vier bis sechs Stunden auf 20 bis 40 Minuten pro Einheit, die Beleg-Erfassung von zwei Stunden pro Monat auf 15 bis 20 Minuten. Übers Jahr sind das 40 bis 60 Stunden.
Was mache ich, wenn der Mieter nicht zahlt?
Nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB darfst du fristlos kündigen, wenn zwei Monatsmieten oder mehr aufgelaufen sind. Vorher Mahnung mit klarem Fristdatum, dann anwaltliche Kündigung, dann Räumungsklage. Sauber dokumentierte Mahnungen sind Voraussetzung.
Lohnt sich ein Steuerberater?
Ab drei bis vier Wohnungen oder komplexen Themen wie Erhaltungsaufwand über fünf Jahre verteilen, Sonderabschreibung § 7b EStG oder Verkauf innerhalb der Spekulationsfrist meist ja. Für eine bis zwei Standardwohnungen genügt eine Steuer-Software und die Anlage aus der Vermieter-Software.