Mietverwaltung-Software ohne Überfluss — worauf es ankommt.
Mietverwaltung ist mehr als Miete überweisen lassen: Vertragsakte, Kaution, Zählerstände, Abrechnung, Kommunikation. Was gute Software leisten muss.
Mietverwaltung-Software führt Vertragsakte, Kaution nach § 551 BGB, Zählerstände, Nebenkostenabrechnung nach § 556 BGB und Steuer-Export nach § 21 EStG. Zusätzlich sinnvoll: Bank-Import, Fristen-Kalender und ein Mieterportal für Belege und Zustellnachweis. Kosten liegen 2026 zwischen 5 und 50 € im Monat je nach Bestand.
Der harte Kern der Mietverwaltung
Mietverwaltung ist zunächst Aktenführung: pro Mieter ein Vertrag, ein Kautionsbeleg, eine Zählerstandliste, eine Abrechnung pro Jahr. Danach kommt Zahlungsverkehr (Eingang der Miete, Nebenkosten-Vorauszahlungen, ggf. Mahnungen) und schließlich Kommunikation (Antworten, Fristen, Übergabeprotokolle). Wer diese drei Schichten sauber trennt, hat die Verwaltung im Griff — egal ob mit einer oder zwanzig Wohnungen.
Die Sammelakte für alle Wohnungen in einem Ordner „Vermietung“ auf dem Desktop funktioniert bis Wohnung 2. Ab drei Mietparteien ist eine strukturierte Software günstiger als das Zeitgeld, das die Suche nach dem Kautionsbeleg von 2019 kostet.
Was Mietverwaltung-Software leisten muss
| Modul | Pflicht | Nice-to-have |
|---|---|---|
| Mieterakte mit Vertrag | Ja | Digitale Unterschrift |
| Kaution getrennt geführt | Ja (§ 551 BGB) | Automatische Zinsberechnung |
| Zählerstände + Fernablesung | Ja | HKVO-Import (Techem/ista) |
| Nebenkostenabrechnung | Ja | CO₂-Stufe automatisch |
| Bank-Import (PSD2) | Nein, aber sehr sinnvoll | Zuordnung per Regel |
| Steuer-Export | Ja | ELSTER-Vorbereitung |
| Mieterportal | Nein | Belegeinsicht digital |
| Mahnwesen | Optional | Fristen automatisch |
| Übergabeprotokoll | Nein | Foto-Doku mit Zeitstempel |
| Fristen-Kalender | Ja | Push zum Handy |
Ein Modul, das oft übersehen wird: das Kautionskonto. Nach § 551 Abs. 3 BGB muss die Kaution getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden. Wer sie auf dem eigenen Girokonto liegen lässt, riskiert nicht nur Zinsverlust, sondern im Streitfall Schadensersatz.
Kosten- und Zeitrechnung
Beispiel-Vermieter mit 6 Wohnungen. Verwaltungsaufwand ohne Software: rund 40 bis 50 Stunden pro Jahr (Miet-Zuordnung, NKA, Kommunikation, Steuervorbereitung). Verwaltungsaufwand mit Software: rund 15 bis 20 Stunden. Zeitgewinn: 25 bis 30 Stunden.
Kosten für die Software: 15 € im Monat = 180 € im Jahr. Aus Vermietersicht: 180 € Werbungskosten (voll absetzbar, Netto-Belastung bei 35 % Grenzsteuersatz: 117 €). Zeitgewinn 30 h × 15 € Stundenwert (konservativ): 450 €. Netto-Gewinn: rund 330 € pro Jahr. Und das ohne den Wert eingesparter Fehler.
Rentprime führt die Nebenkostenabrechnung, den Vertragsordner und den Bankabgleich in einem Werkzeug zusammen — inklusive Fristen-Kalender für § 556 Abs. 3 BGB und § 551 Abs. 3 BGB.
Kaution: der Knackpunkt bei fast jeder Software
Die Kaution ist rechtlich ein Sonderposten. Nach § 551 BGB darf sie höchstens drei Monatskaltmieten betragen, muss getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt und marktüblich verzinst werden. Die Zinsen stehen dem Mieter zu. Bei Auszug ist eine angemessene Prüfungsfrist zulässig (meist 3 bis 6 Monate) — danach muss zurückgezahlt werden, was nicht durch berechtigte Ansprüche verbraucht ist.
Software sollte deshalb: (a) Kautionshöhe automatisch mit 3 Monatskaltmieten abgleichen, (b) das Kautionskonto als eigenes Konto verwalten, (c) die Zinsen jährlich aufsummieren, (d) bei Auszug einen Verwendungsvorschlag machen (Schäden, offene Miete, NKA-Nachzahlung), (e) die Restauszahlung terminieren.
Fristen, die keine Software auslassen darf
- Nebenkostenabrechnung: 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB).
- Einwendungsfrist des Mieters: 12 Monate nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).
- Kaution-Rückzahlung: nach angemessener Prüfungsfrist (Rechtsprechung: 3–6 Monate) nach Auszug.
- Mieterhöhung nach § 558 BGB: frühestens 15 Monate nach Einzug, 20 Prozent Kappungsgrenze in 3 Jahren.
- Kündigungssperrfrist bei Umwandlung: mindestens 3 Jahre (§ 577a BGB).
- Modernisierungsankündigung: 3 Monate vor Beginn (§ 555c BGB).
Auswahl-Kriterien in absteigender Wichtigkeit
- Nebenkostenabrechnung nach BetrKV und HKVO — inklusive CO₂KostAufG.
- Kaution getrennt verwaltet nach § 551 BGB.
- Bank-Import per PSD2 mit Regeln zur Zuordnung.
- Steuer-Export in einer für § 21 EStG passenden Struktur.
- Datenschutz: EU-Server, AV-Vertrag, Löschkonzept.
- Bedienbarkeit sonntags um 21 Uhr — nicht nur für Profis.
- Preis in Relation zum Bestand — 5 bis 50 € im Monat sind normal.
- Datenexport: CSV/PDF, damit du wechseln kannst, wenn nötig.
Datenschutz: was Software erfüllen muss
- EU-Serverstandort (Deutschland oder EU) bei personenbezogenen Daten.
- AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Vermieter und Anbieter.
- Verschlüsselung ruhender Daten (AES-256 üblich) und Transportverschlüsselung (TLS).
- Löschkonzept: Was passiert bei Kündigung des Abos mit den Daten?
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Vermieter-Zugang.
Ein Anbieter, der eines dieser fünf Kriterien nicht offen dokumentiert, ist im DSGVO-Alltag riskant. Frage nach dem Sub-Auftragsverarbeiter-Verzeichnis — es zeigt, welche Dienstleister der Anbieter selbst nutzt.
Wechsel: wie du ohne Datenverlust umsteigst
- Datenexport aus dem alten System als CSV oder JSON anfordern.
- Import in neues System testen (Musterwohnung).
- Belege und Verträge parallel im alten System archivieren, bis der Steuerbescheid des letzten Jahres bestandskräftig ist.
- Bank-Anbindung neu einrichten — PSD2-Zugänge sind an das System gebunden.
- Mieter über neue Kontaktwege informieren (E-Mail-Adresse, ggf. Portal-Zugang).
- Ersten Testlauf einer Nebenkostenabrechnung im neuen System durchführen.
Rechenbeispiel Kaution und ihre Zinsen
Drei Monatskaltmieten sind bei einer 900-€-Wohnung 2.700 € Kaution. Angelegt auf einem Kautionskonto mit 2,5 % Zinsen p. a. sind das rund 68 € Zinsen pro Jahr. Über sechs Jahre Mietdauer ergibt das etwa 420 € — dem Mieter zustehend. Wer die Kaution auf dem eigenen Girokonto liegen lässt, muss diese Zinsen aus eigener Tasche nachbezahlen (§ 551 Abs. 3 S. 5 BGB).
Sauber ist deshalb: Kautionssparbuch oder Kautionskonto, Verpfändungserklärung des Mieters, Zinsen fließen dem Konto zu und werden am Ende mit ausgezahlt.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Mietverwaltung von Immobilienverwaltung?
Mietverwaltung fokussiert das Verhältnis Vermieter–Mieter (Vertrag, Kaution, NKA). Immobilienverwaltung umfasst zusätzlich das Objekt (Instandhaltung, WEG, Versicherungen). Für Privatvermieter reicht meist Mietverwaltung.
Muss die Kaution wirklich getrennt liegen?
Ja, § 551 Abs. 3 BGB verlangt eine Anlage getrennt vom Vermögen des Vermieters — mit marktüblicher Verzinsung, die dem Mieter zusteht.
Was passiert bei Mieterwechsel?
Alte Akte archivieren, Kaution abrechnen und zurückzahlen, neue Akte anlegen, Übergabeprotokoll mit Zählerständen. Gute Software führt einen Wechsel-Assistenten.
Kann ich Mieterkommunikation im System dokumentieren?
Ja, und das ist sinnvoll: E-Mails, Anrufnotizen, Übergabeprotokolle mit Datum landen in der Akte. Im Streitfall zählt der schriftliche Nachweis.
Werden Mahnungen automatisiert?
Meist ja: Bei fehlendem Zahlungseingang schlägt die Software eine Zahlungserinnerung vor. Der Vermieter entscheidet, ob er sie versendet — automatisches Mahnen ohne Prüfung ist rechtlich riskant.