Hausverwaltung gründen: Der ehrliche Fahrplan zu deiner Erlaubnis.
Eine Hausverwaltung zu gründen kostet weniger als viele denken — aber ohne Erlaubnis nach § 34c GewO, Berufshaftpflicht und sauberes Vertragswerk fährst du sofort gegen die Wand.
Für eine Hausverwaltung brauchst du die Gewerbeerlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO (rund 200 bis 400 Euro), einen Nachweis von 20 Weiterbildungsstunden in drei Jahren nach § 34c Abs. 2a GewO, eine Berufshaftpflicht mit mindestens 500.000 Euro Deckung pro Fall und ein Führungszeugnis. Startkosten liegen typisch bei 3.500 bis 6.000 Euro im ersten Jahr; ab 30 bis 40 Einheiten ist der Betrieb wirtschaftlich.
Voraussetzungen: Was das Gesetz verlangt
Wer gegen Entgelt fremde Wohnungen oder Wohnungseigentum verwaltet, betreibt ein erlaubnispflichtiges Gewerbe. Grundlage ist § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO für die Wohnimmobilienverwaltung. Ohne diese Erlaubnis darfst du weder Miet- noch WEG-Verwaltung anbieten — auch nicht nebenberuflich.
Die Erlaubnis erteilt das örtliche Gewerbe- oder Ordnungsamt. Du musst drei Dinge nachweisen: geordnete Vermögensverhältnisse (Auskunft aus Insolvenz- und Schuldnerverzeichnis), Zuverlässigkeit (polizeiliches Führungszeugnis, Belegart 0) und eine Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 Euro pro Schadensfall und 1.000.000 Euro pro Jahr.
| Nachweis | Kosten | Bearbeitungsdauer |
|---|---|---|
| Erlaubnis § 34c GewO | 200 bis 400 EUR | 4 bis 8 Wochen |
| Führungszeugnis (Belegart 0) | 13 EUR | 1 bis 2 Wochen |
| Auskunft Schuldnerverzeichnis | 4,50 EUR | wenige Tage |
| Auskunft Insolvenzverzeichnis | kostenlos online | sofort |
| Berufshaftpflicht (500.000/1 Mio.) | 450 bis 900 EUR pro Jahr | sofort abschließbar |
Weiterbildungspflicht: 20 Stunden in drei Jahren
Seit August 2018 sind Verwalter und ihre Mitarbeiter verpflichtet, sich fortzubilden. § 34c Abs. 2a GewO verlangt 20 Stunden Weiterbildung innerhalb von drei Jahren. Der Nachweis erfolgt auf Anforderung der Behörde und in der jährlichen Erklärung nach § 15b MaBV — versäumst du sie, drohen Bußgelder bis 5.000 Euro.
Anerkannt sind Präsenzseminare, Webinare, betriebsinterne Schulungen und Selbstlerneinheiten mit Lernerfolgskontrolle. Themen: WEG-Recht, Mietrecht, Bautechnik, Buchhaltung, Datenschutz. Anbieter sind der DDIV, der VDIV, die IHK und private Akademien; ein Stundenpreis von 25 bis 60 Euro ist marktüblich.
Rechtsform: Einzelunternehmen, GmbH oder UG?
Startest du solo mit maximal 20 Einheiten, reicht das Einzelunternehmen — schnell, günstig, keine Bilanzpflicht bis 800.000 Euro Umsatz. Nachteil: Du haftest voll mit deinem Privatvermögen. Ab 50 Einheiten oder wenn du Fremdgelder in nennenswerter Höhe verwaltest, ist die GmbH sinnvoll: 25.000 Euro Stammkapital, klare Haftungstrennung, ordentlicher Auftritt gegenüber WEG-Beiräten.
Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ist der Kompromiss: ab 1 Euro Stammkapital, aber 25 Prozent Gewinnthesaurierung bis zur GmbH-Aufstockung. Für die WEG-Verwaltung sind GmbH und UG in der Außendarstellung oft glaubwürdiger, weil sie Kontinuität signalisieren.
| Rechtsform | Startkapital | Haftung | Buchführung |
|---|---|---|---|
| Einzelunternehmen | 0 EUR | unbeschränkt | EÜR bis 800.000 EUR Umsatz |
| UG (haftungsbeschränkt) | ab 1 EUR | beschränkt | Bilanz |
| GmbH | 25.000 EUR (12.500 EUR bar) | beschränkt | Bilanz |
| GbR mit Partner | 0 EUR | unbeschränkt gesamtschuldnerisch | EÜR |
Startkosten und Break-Even
Rechne im ersten Jahr mit rund 4.500 Euro Fixkosten außerhalb deines Lebensunterhalts. Ein realistisches Beispiel: Erlaubnis und Nachweise 300 Euro, Berufshaftpflicht 700 Euro, Vermögensschadenhaftpflicht 900 Euro, Verwaltungssoftware 480 Euro, Büro und IT 1.200 Euro, Weiterbildung 300 Euro, Verbandsmitgliedschaft (DDIV/VDIV) 600 Euro. Marketing, Steuerberater und Website kommen dazu.
Mit einem Durchschnittspreis von 25 Euro pro Einheit und Monat brauchst du 15 Einheiten, um die reinen Fixkosten zu decken — dein Zeitaufwand ist da noch nicht bezahlt. Wirtschaftlich wird der Betrieb typischerweise ab 30 bis 40 Einheiten (Mietverwaltung) oder 60 bis 100 Einheiten (WEG-Verwaltung, weil je Einheit weniger Aufwand).
Die ersten zehn Einheiten: So kommst du an Kunden
- Persönliches Netzwerk aktivieren: Bekannte mit Eigentumswohnung, Kollegen, Steuerberater und Makler in deinem Umkreis kennen mindestens einen Vermieter mit Wechselgedanken.
- WEG-Beiräte gezielt ansprechen — nicht Eigentümer. Der Beirat entscheidet, wer der Versammlung vorgeschlagen wird.
- Kleine Objekte (2 bis 8 Einheiten) als Einstieg annehmen: geringes Konfliktpotenzial, schneller Referenzaufbau.
- Lokal auf Google Business Profile listen, zwei Blogartikel zu häufigen Fragen (Sonderumlage, Jahresabrechnung) schreiben, im Umkreis von 20 km sichtbar sein.
- Übergabeprotokoll und Erstauswertung binnen 30 Tagen liefern — Beiräte empfehlen dich weiter, wenn der Start sauber ist.
Wer die Buchhaltung, Belegverwaltung und Nebenkostenabrechnung nicht in Excel führen will, spart ab der ersten Einheit Zeit mit einer Verwaltungssoftware — Rentprime deckt Miet- und WEG-Verwaltung in einer Oberfläche ab und erlaubt es dir, ab Einheit eins ordentlich zu dokumentieren, statt später aufzuräumen.
Steuerlich und rechtlich sauber starten
Melde das Gewerbe innerhalb einer Woche nach Aufnahme an (§ 14 GewO). Das Finanzamt schickt den steuerlichen Erfassungsbogen — für Kleinunternehmer nach § 19 UStG entfällt die Umsatzsteuer bis 25.000 Euro Vorjahres- und 100.000 Euro Prognoseumsatz. Bei WEG-Verwaltung ist die Kleinunternehmerregelung häufig unproblematisch; bei Mietverwaltung eher hinderlich, weil Kunden meist vorsteuerabzugsberechtigt sind.
Häufige Fragen
Brauche ich einen Sachkundenachweis wie beim Makler?
Nein. Für die Wohnimmobilienverwaltung nach § 34c GewO ist derzeit keine Sachkundeprüfung vorgeschrieben, nur die 20 Stunden Weiterbildung in drei Jahren. Ein Sachkundenachweis wird politisch seit Jahren diskutiert, ist aber nicht Gesetz.
Darf ich als Angestellter nebenbei eine Hausverwaltung führen?
Ja, wenn dein Arbeitgeber einer Nebentätigkeit zustimmt und du die Erlaubnis nach § 34c GewO auf deinen Namen hast. Die Weiterbildungspflicht gilt genauso; ein Hauptberuf schützt nicht davor.
Was passiert, wenn ich ohne § 34c-Erlaubnis verwalte?
Das ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 144 GewO mit Bußgeldern bis 50.000 Euro. Verträge bleiben zwar wirksam, aber die Behörde kann die Tätigkeit untersagen — und die Berufshaftpflicht zahlt nicht ohne gültige Erlaubnis.
Ab wann brauche ich einen Mitarbeiter?
Als Faustregel: ein Vollzeitmitarbeiter je 250 bis 400 Wohneinheiten in der Mietverwaltung, je 500 bis 800 Einheiten in der WEG-Verwaltung. Vor 100 Einheiten reicht meist eine Assistenz auf 20 Stunden.