Abrechnungszeitraum: Was er ist und wie er sich ändern lässt.
Der Abrechnungszeitraum darf maximal 12 Monate umfassen — beliebig kürzen ist erlaubt, beliebig verlängern nicht. Wer die Regeln kennt, kann sein Kalenderjahr im Griff behalten.
Der Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum, für den der Vermieter Nebenkosten abrechnet. Er darf nach § 556 Abs. 3 BGB höchstens 12 Monate umfassen und ist einheitlich für alle Mieter im Haus. Üblich ist das Kalenderjahr, zulässig aber jeder andere 12-Monats-Zeitraum. Kürzere Zeiträume sind nur bei Umstellung, Mieterwechsel oder Nutzungsende erlaubt.
Was der Gesetzgeber vorgibt
§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB verlangt: „Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen". Daraus folgt zweierlei: Der Zeitraum ist maximal 12 Monate — mehr ist unwirksam. Und er ist Pflicht, wenn Vorauszahlungen vereinbart sind — auch ohne Nachforderung muss abgerechnet werden. Weiterer Fixpunkt: Die Abrechnung muss dem Mieter binnen 12 Monaten nach Ende des Zeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Danach ist jede Nachforderung ausgeschlossen; ein Guthaben zugunsten des Mieters bleibt.
Welcher Zeitraum ist üblich?
| Variante | Zeitraum | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Kalenderjahr | 1.1. – 31.12. | Konsistent mit Steuer & Ablesung | Ablesung im Winter ungünstig |
| Wärmewirtschaftsjahr | 1.7. – 30.6. | Ablesung im Sommer | Nicht deckungsgleich mit Steuer |
| Objekt-Anfangsdatum | z. B. 1.4. – 31.3. | Passt zu Vermietungsbeginn | Verwaltungsaufwand |
| Kurzperiode | weniger als 12 Monate | Nur bei Umstellung/Wechsel | Nur einmalig |
Umstellung auf einen neuen Zeitraum
Wer von einem Vermietungsbeginn 1. April auf das Kalenderjahr umstellen will, darf eine einmalige Kurzperiode einlegen: z. B. 1.4.–31.12. mit 9 Monaten, danach 1.1.–31.12. Für den Kurzzeitraum gelten die üblichen Regeln, insbesondere die 12-Monats-Zugangsfrist. Wichtig: Die Umstellung muss für alle Mieter des Hauses gleichzeitig erfolgen — unterschiedliche Zeiträume je Mieter sind unwirksam (BGH VIII ZR 249/15). Verlängerungen des Zeitraums über 12 Monate sind grundsätzlich unzulässig.
- Beschluss zur Umstellung fassen, Datum festlegen
- Alle Mieter formlos, aber nachweisbar informieren
- Kurzperiode abrechnen (weniger als 12 Monate)
- Ab folgender Periode einheitlich Kalenderjahr abrechnen
- Vorauszahlungen unverändert weiterlaufen lassen, sofern angemessen
Mieterwechsel innerhalb des Zeitraums
Zieht ein Mieter am 30. Juni aus, endet für ihn die Abrechnungsperiode ebenfalls am 30. Juni. Rechenbeispiel: Gesamtkosten Grundsteuer 1.200 €/Jahr, Wohnfläche 100 m² von 400 m². Anteil pro Jahr = 300 €. Für den ausziehenden Mieter (Jan–Jun) sind das 300 × 6/12 = 150 €. Der Nachfolger zahlt 300 × 6/12 = 150 €. Verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Wasser) werden per Zwischenablesung aufgeteilt — nur die tatsächlich abgelesenen Werte fließen ein. Fehlen sie, greift die Kostenschätzung nach § 9a HKVO mit Zuschlag zulasten des Vermieters.
Fristenwächter: die 12+12-Regel
Der wichtigste Termin des Vermieter-Jahres: der 31. Dezember des Folgejahres. Rechnest du für 2025 ab, muss die Abrechnung dem Mieter bis 31.12.2026 zugehen. Zugang bedeutet: Der Brief liegt im Machtbereich des Mieters (Briefkasten, E-Mail-Postfach, Mieterportal). Der Poststempel oder das Versanddatum reichen nicht. Der Mieter hat danach nochmals 12 Monate, um Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB) — danach sind auch seine Einwände verspätet.
Rentprime kontrolliert diese Frist automatisch: Sobald der Abrechnungszeitraum endet, läuft der Fristen-Wächter — mit Warnungen bei 6, 3 und 1 Monat vor dem Zugangstermin, damit dir kein Kalenderjahr verloren geht.
Sonderfall Heizperiode
Manche Verwaltungen wählen für die Heizung ein abweichendes „Wärmewirtschaftsjahr" (1.7.–30.6.), um im Sommer abzulesen. Zulässig, aber § 6b HKVO erlaubt keine Verschiebung nur einer Kostenart — Heizung und Warmwasser müssen im gleichen Zeitraum abgerechnet werden. Wer das Kalenderjahr für die kalten Betriebskosten behält, muss also einen zweiten Abrechnungslauf für die Wärmewirtschaft aufsetzen. Die Frist von 12 Monaten gilt für jeden Lauf separat.
Häufige Fragen
Muss der Abrechnungszeitraum genau 12 Monate lang sein?
Maximal 12 Monate. Kürzer ist zulässig bei Umstellung, Mieterwechsel oder Nutzungsende. Länger als 12 Monate ist immer unwirksam — der BGH bestätigt das seit VIII ZR 66/06.
Kann ich den Zeitraum jährlich ändern?
Nein. Eine Umstellung ist grundsätzlich einmalig und für alle Mieter gleichzeitig. Wiederholte Änderungen wirken willkürlich und sind angreifbar.
Was ist bei Neubau/Erstbezug?
Beginnt das Mietverhältnis am 1. Mai, kannst du bis 31.12. abrechnen (Kurzperiode) oder ein volles Wirtschaftsjahr 1.5.–30.4. wählen. Wichtig: Die 12-Monats-Zugangsfrist läuft ab dem Ende der gewählten Periode.
Muss ich auch bei Guthaben abrechnen?
Ja. Die Abrechnungspflicht besteht unabhängig vom Ergebnis. Ohne Abrechnung schuldest du keine Nachzahlung, aber der Mieter kann seine Vorauszahlungen zurückfordern.
Wann darf ich Vorauszahlungen anpassen?
Nur nach erteilter Abrechnung und nur in angemessener Höhe (§ 560 Abs. 4 BGB). Eine Anpassung ohne vorherige Abrechnung ist unwirksam — auch wenn du weißt, dass die Nebenkosten gestiegen sind.